集团应用点晴OA工作流已经有几年的时间了，从最早的请假调休这些简单常用的工作流开始应用，到现在涉及十多个部门的工程项目合同工作流，我们一步一步的把工作流应用渗透到了很多部门及工作中，确实提高了不少效率，减少了中间沟通的时间成本，也减少了扯皮等问题的发生。

工作流应用的多了以后，管理起来问题也比较多，如何能够更有效率的进行管理，我这里根据我们日常的工作总结了几点经验，仅供参考。

1、流程分类

对所有流程按照流程性质或部门进行分类，就像我们管理电脑中的文件一样，分成文件夹后找起来就方便多了。

2、表单分类

同上，可以对表单进行分类，建立两级目录。

3、流程及表单命名

流程及表单的命名要直接能够体现出流程的用途，一般直接关联到表单，使用原有工作名称即可；如果涉及到多子公司独立设计的情况，需要增加子公司的简称到流程名最前。表单名建议与流程名字对应，比如流程叫“ABCD流程”，那么表单就叫“ABCD表单”，并且与流程目录对应存到表单目录下。

4、表单设计

表单尽量不用word另存的方式导入，因为word会生成很多垃圾代码。控件的名称进行与描述文字一致，同样不用写具体人，这个你用手机访问的时候就知道了。表单设计需要很多HTML的知识，多学点对这个工作流设计工作有很大好处。

5、文号规范

文号这个就是具体的流程生成时的名字，这个优选也规范一下，一般设置成不能修改，可以增加前缀即可。文号可以使用流程名加日期的格式，可以使用表达式来自动生成，比如“CGD+年月+3位流水”，具体表达式规则请参看工作流对应的提示。

这样起名的好处就是以后查找起来方便，可以直接使用名称来进行查询。

6、步骤命名

现在具体到设计流程步骤了，每一步要明确出当前是谁在办理，做的什么动作，如果一个人在流程中有多个步骤，更是需要区分出来直接的差别，可以使用增加序号的方式加以区分。步骤命名这里说了要显示谁在办理，但是不要将这里的人具体化，也就是不要写成“张三审批”这个样子，因为这个步骤可能明天就不是张三来审批，而换了李四，这样每次都需要跟着修改工作量会很大，这里可以使用职务名称来写，比如写“财务部经理审批”，这样李四来接替他也没有问题。

7、权限范围

权限这块也是调整比较频繁的工作，这里的建议就是能设置岗位的就设置岗位，尽量不要具体到人，跟第6点提的类似，为了避免人员的变动跟着变动。

8、默认人

设置步骤的默认人这是一个小事，但是这样的小事做好了才能体现工作的细致。比如说总经理批完了他的工作后，往下转交时，主办人没有给他默认设置或者设置的不合理，他会觉得这个流程有问题，就是这个工作没有做好，所有这个小细节一定要做好并且检查好。

9、条件

需要分条件设置时，条件尽量不要太复杂，因为在这里设置条件太多的时候，是很容易混乱的。实在不行就单独做个工作流也比设置这个条件要简单。再有就是这里的条件如果有删除的，它的序号是按从上往下排的，设置的条件表达式跟着也要变。

多个条件公用的接收流程必要时单独再复制一个，不要混在一起用了，单独加一个步骤会更简单。

10、图形流程

工作流优选都是可视化显示的，点晴OA中这一点非常棒，看着直观方便。优选也是按照逻辑顺序把相关的步骤有条理的进行整理，而不是简单的堆到一起，是没有几个人看这个，但是管理起来自己还是方便些。

再有就是每次做工作流之前优选能够形成流程图，这个可以要求需求部门来做，并且这个流程是需要相关部门确认过的。在点晴OA里设计完的流程如涉及到较大的修改，优选将流程和表单导出进行备份，我们一般把这些文档都存到点晴OA中的单位共享文档相应目录里，如果需要找的话也方便。