部分国产财务系统的反记账与SAP ERP系统中的反记帐不是一个概念
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首先,部分国产财务软件的反记账与SAP ERP系统的反记账是完全不一样的概念,先从部分国产财务系统的反记账谈起(以下简称国产系统)。 在国产系统中,财务记账凭证在新建保存后基本是可以任意修改的(在制单状态下可以任意修改),而提交复核和记账后,就不允许修改了,如果确实希望修改,就可以执行反记账操作,反记账后凭证回到制单状态,几乎可以做任意修改(例如:会计科目从1改为2、金额从100改为200、辅助核算属性从A改为B,……),并且系统在前台并不记录修改的历史,前台显示的凭证相当于是凭证当前的最终版。 相应的,对于已经结账的期间,如果需要修改凭证,国产软件还可以执行反结账操作,反结账后再反记账,就可以修改了。 必须说明的是,反记账其实是日常大家习惯性的叫法,在国产财务系统中,也并没有这样一个叫法的功能,在系统中标准的功能一般叫做恢复记账前状态,是一种状态回收的功能,并且这个功能是有开关的,即设置为可恢复记账前状态时才能执行所谓反记账操作,也可以关上这类开关,不允许执行反记账等操作,这个就看具体的管理要求了。而且反记账这个叫法,这个反字,虽然简单直观,但有时就显得不是那么规范……。 而在SAP的ERP系统中(以下简称SAP),还真有一个名称是反记帐的内容,但这个反记账与上述国产软件的反记账是完全不一样的。 SAP的记账凭证一旦保存,只有文本(摘要)等极少数内容可以被修改,包括金额、方向、科目、成本中心等绝大部分内容都是不允许修改的,这对制证操作提出了一定的要求,即一次性录入正确再保存,因为一旦保存,哪怕再小的错误,也是无法直接修改的。 但发现错误后确实要修改怎么办?SAP只能冲账后重新做!常规的冲销就是做一个反向的凭证,比如当前凭证是:
冲销凭证就是:
但这种冲销会涉及影响报表等问题,那么可以采用红冲的方式,即红字冲销凭证是:
但是,SAP的记账凭证是不允许输入负号的(SAP凭证中金额后方的-号是一种显示方式,录入时并不能输入负号)。 此时就用到了SAP的反记帐,SAP的反记帐是凭证分录的一种标志,一旦对一条凭证分录设置了反记帐标志,就会起到红冲的作用,具体的规则是这样的:借方+反记帐=贷方红字,贷方+反记帐=借方红字,举例,比如希望做A科目借方的-100,那么SAP的做法是:A科目贷方100并且设置反记帐标志,同理,如果希望做B科目贷方的-100,那么就做B科目借方100并且设置反记帐标志。 (SAP帮助说明中反记帐的英文原文) 对SAP小结一下,SAP的凭证必须很认真的录入,一旦录入错误只能改摘要等一些非核心的内容,其它内容基本都不能改,如果要改,只能冲销,而且红字冲销时需要按规则使用反记帐标志。而通过冲销对凭证所做修改的整个痕迹是被保存下来的,比如多个各式各样的冲销凭证,都是一张张正式的记账凭证。 由本文的内容,也可以引出关于国产系统与SAP系统修改凭证的一些话题,这个也是行业内经常会引起讨论的内容,比如灵活性?严谨性?业财一体?等等。 直观看,国产软件的反记账是比较灵活,但其实也需要很认真的录入和修改,因为国产软件的凭证对用户来说只是最终版本,中间可能的多次修改是没有痕迹的,如果对某些凭证修改时没有很好的管理修改依据和过程,改来改去可能会引起混乱,而且对某一些业务的处理过程,如果中间做过反记账并且修改的不严谨还会造成业务逻辑的错误,总之从会计资料失真、审计风险等角度看反记账可能是存在一些问题的。 而SAP对凭证的修改则感觉比较折腾,哪怕再小的一个错误,也可能需要做一系列冲销才能把错误改正,但这个过程是被记录下来的,有着财务处理的完整逻辑。不过,对国产系统来说,通过反记账一次性把凭证修改正确,避免出现SAP这种很多个改凭证的凭证,可能也是国产系统反记账灵活性积极的一面。 特别是业务端录入的数据有误造成凭证有误的情况,按一类业财一体的逻辑看(记账凭证在业务过程中由业务数据根据规则自动产生),直接修改凭证是不合适的,或者凭证和业务数据割裂开分别修改也不合适,那么先把相关凭证冲销掉,修改业务数据,重新产生记账凭证可能更严谨。 该文章在 2024/9/13 9:12:49 编辑过 |
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