（8）版记

A.版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

版记置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行，也就是说版记一定要放在公文的最后，即公文的最后一面（2012版国家标准规定公文双面印刷）最下面的位置。版记一般包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。

确定版记的位置在实际操作中应注意以下问题：

①版记一定在偶数页上。假设公文内容很短，即使首页可以放下版记内容，由于公文是双面印刷，即便第2页除了版记没有任何内容，版记也必须移至第2页上。

②公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，这时公文的页数一般应是4的倍数（一般是用A3纸印制，骑马装订），此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一般不会超过3面），版记页和空白页都不标页码。

③如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，这时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。

B.抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关臵于抄送机关上一行，之间不加分隔线。

抄送机关指除主送机关以外还需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关应按照一定顺序排列。首先是上级机关在前，其次为同级机关，再次为下级机关。按照党、政（地方党委政府在前、部门和部局在后）、军、群的顺序排列。

一般情况下，抄送机关之间标点符号使用方法是：同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关之后标句号。

C.印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

印发机关和印发日期指公文的送印机关和送印日期。印发机关不是指公文的发文机关，发文机关已有明显的“发文机关标志”。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公室或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关。

标注印发日期是为了准确反映公文的送印时间。一般来说，公文在负责人签发之后，也就是成文日期之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节，因此成文日期与印发日期通常存在时间差。通过标注印发日期，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，有利于公文的办理和工作效率的提高。

翻印文件时需给出翻印机关和翻印日期，并标注在印发机关和印发日期的下方位置；翻印机关居左空一字编排，用全称或规范化简称；翻印日期居右空一字编排，用阿拉伯数字完整写明年、月、日，后加“翻印”二字。

（9）页码

一般用4号宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm，单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码，公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

在公文中标注页码，有利于对公文进行查阅、统计、检索、印制和装订，甚至有助于公文的防伪。

（10）公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时，页码位臵与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3表格，而且是作为公文的最后一页时，为避免表格的脱落，应使表格处于封三之前位置，而不应将表格贴在封四上。此时，A3表格一般不编排页码。如A3表格在公文中间，页码编暗码。

（11）公文中计量单位、标点符号和数字的用法

公文中的计量单位的用法应当符合GB3100、GB3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T15834，数字用法应当符合GB/T15835。

（12）二维条码的编排

机关公文二维条码编排位臵建议如下：编排在版心下边缘右下侧位臵。二维条码的上边缘距版心下边缘3mm，右边缘距版心右边缘5 mm。二维条码尺寸为宽50 mm，高大于10 mm、小于25 mm。