供应商库，在有些企业也被称为“供应商池”、“供应商目录”。

一个企业，即使还没有建立完善的供应商管理体系，企业经营班子也会期待并要求采购部门建立供应商库。

供应商库，不是一份简单的供应商名单，是依赖供应商管理体系建立的记录供应商信息的数据库。

一、建立供应商库合不合法（规）？

为什么要说这个问题？

因为现实中有一种观点，认为建立供应商库，对政府采购来说，是不合法的；对企业采购来说，是不合规的。理由是：

“建立供应商库排除一部分供应商的，违反了公平竞争原则。任何单位和个人不得采用任何方式，阻挠和限制供应商自由进入本地区和本行业的政府采购市场。

《中华人民共和国政府采购法》第三条：政府采购应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。”（摘自“律临”网站）

但我们在进行招标采购时，不论是公开招标还是邀请招标，最终都有经过资格审查的入围投标方名单。

因此，可以说，不合法的不是建立供应商库，而是将一部分供应商故意排除在外的行为。

二、建立供应商库应遵循哪些原则？

要使供应商库合法、合规，切实服务经营，建立供应商库应遵循以下原则：

（一）公平、公正、公开原则。

应在公平、公正、公开的原则下开展供应商库的建立。公平、公正、公开主要是指评价指标。公平和公正很好理解，至于为什么要公开？为什么我公司自己的规则还要公开？

因为如果不告诉供应商评价指标，供应商就无法往我们所期待的方向去努力，而且会给外界一种“说你行，你就行，不行也行；说你不行，你就不行，行也不行”的错觉。

（二）合适原则。

供应商的选择，一定是基于“5R”的，而非最低价的。即选择有利于当前企业发展的适配供应商。

（三）动态更新原则。

供应商库不是封闭和静态的系统，应实行“优胜劣汰、动态更新”。

（四）充分竞争原则。

对于同品类、可比较的供应商，应实行同样的评价指标进行准入，广泛寻源，应评尽评，在入库前应充分竞争。

不能雪藏供应商，或设置个性化门槛，阻挡合格供应商准入。

三、怎么建立和管理供应商库？

建立和管理供应商库，建议按下面六个步骤：

第一，品类管理。

对采购的物料进行分类。因为不同行业的供应商特性可能相差很大，不宜放在一起比较和评价。

如可以划分为原料、辅料、包装材料、MRO、固定资产、工程、营销服务、软件服务等。

关于品类管理的文章，可参考《采购品类管理》。

第二，制定供应商档案。

我们需要收集和记录供应商哪些信息，供应商档案就要设置哪些字段。比如：

第三，制定供应商准入评价机制。

制定符合公司目前发展需要的供应商准入评价机制，要与品控、研发、生产等部门讨论，设置合理的指标。

指标不宜过宽，失去准入意义；不宜过严，造成无法满足供货；不得设置倾向性和排他性指标。

供应商准入评价机制，可参考《供应商准入管理办法》。

第四，过程评价。

企业经营情况不是发展的、动态的。因此，我们需要对供应商库中的供应商进行过程评价。

过程评价频次可以按季度、半年度或年度，需要采取文审、绩效评价和现场评价相结合的方式，现场评价可以采用飞行检查和例行检查。

关于供应商评价，可参考《供应商评价表》《供应商现场考察打分表》。

第五，供应商辅导。

我们进行供应商评价的目的，是让供应商库中的供应商绩效满足我们的要求，从而不断优化我们的经营成果。

针对供应商评价结果，我们要持续做供应商辅导，以督促和帮助供应商改善。

供应商辅导，可参考《供应商辅导》。

第六，动态更新。

市场是变化的，我们要保持对供应商库进行动态更新，让优秀的供应商进入供应商库，淘汰不合格且无改善预期的供应商。

保持供应商库动态更新，可以有效防止熵增，促进供应商结构优化。

还可以通过不断敞口寻源和市场调研，合理调整供应商评价指标，避免倾向性和排他性造成不公平竞争。

供应商管理，可参考《供应商管理和审核关键点》《供应商管理制度》。

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